Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок архивного хранения графика выходов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Каждый человек, который желает приобрести автомобиль или же является владельцем конкретного транспортного средства, должен знать, что за него необходимо уплачивать ежегодно определенный транспортный налог. Он рассчитывается в соответствии с тем, какими характеристиками обладает машина, а также к какой марке она принадлежит.
Напоминаем, что в ст. 23 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные и произведенные расходы, в течение четырех лет. Реестры сведений о доходах физических лиц следует хранить 75 лет (ст. 397).
Содержание:
Правила, инструкции, регламенты
Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье.
Приборы для измерения температуры и относительной влажности воздуха в хранилищах / Комплексное обследование книгохранилищ. СПб., 2007. С. 50–64.
ГОСТ 65-92 – Государственный стандарт Союза ССР – Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (п. 2.4.7 Правил работы архивов).
Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.
Обращаем ваше внимание на то, что данный интернет-сайт носит исключительно информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями Статьи 437 (2) Гражданского кодекса Российской Федерации.
Оформление дела – это целый комплекс работы по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оформление любого дела с момента его заверения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки дела к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого оно было заведено (открыто).
Правила хранения документов подразумевают, что бумага, на которой напечатаны документы архива, остается физически и химически стабильна на протяжении долгого времени. В действительности же, это трудновыполнимое условие, так как в бумаге, используемой сегодня, повышена кислотность (древесная целлюлоза).
Сколько хранятся графики сменности?
Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше.
Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании.
Термин «документы» употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.
Архивные органы могут проверять правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.
Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях».
Если в течение года сотрудник принес работодателю заявления на разные виды вычетов, то их можно предоставлять в любой последовательности.
Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:
- как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
- кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
- кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
- каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
- в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.
Если в течение года сотрудник принес работодателю заявления на разные виды вычетов, то их можно предоставлять в любой последовательности.
Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то трудовые договора и соглашения включаются в их состав. В противном случае такая документация формируются в отдельное дело «Трудовые договоры, соглашения с работниками».
Проблемы музейной климатологии и их решение в Государственном Русском музее / Библиотеки и архивы в экстремальных ситуациях. СПб., 1996. С. 54–61.
Климатологические и микробиологические исследования воздушной среды в библиотеках // Теория и практика сохранения памятников культуры. РНБ, СПб., 1995. Вып. 17. С. 9–16.
Внутри дела приказы подшиваются по номерам и датам. Если количество подшитых листов в деле превышает 250, то дело делится на тома (например, том 1, том 2 и т.д.).
Правила хранения документов требуют, чтобы документы архива хранились в специально предназначенных для этого архивных коробах. Согласно правилам хранения документов, недопустимо содержать документацию в пластиковых коробках. Также, следуя правилам хранения документов, не следует хранить документы в пластиковых файлах и папках, не предназначенных для архивного хранения.
Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.
При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.
В новом Перечне отдельно (ст. 352) выделены сроки хранения бюджетной отчетности (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки), хотя сроки хранения и установлены аналогичные.
Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На подпись», «На исполнение» и т. д.
ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ.
При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:
- Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
- Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
- Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
- Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
- Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
- Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
- Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
- Счета-фактуры – 4-летний срок.
Не забыты и отчеты о выполнении государственных и муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг (ст. 471), а также отчеты о выполнении грантов (ст. 273 Перечня 2010).
После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Тем лицам, которым предприниматель доверил получить тот или иной документ в архиве, должен иметь при себе доверенность. После чего он должен будет поставить свою подпись в расписке, а также указать паспортные данные. Если документ был подшит в общее дело, тогда отдельно он не выдается.
Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».
Срок хранения годовых планов структурных подразделений не изменился (5 л.), но в примечании к ст. 290 Перечня 2010 поясняется, что при отсутствии годовых планов работы организации их необходимо хранить постоянно.
Без сомнения, правила хранения документов пишутся с целью обеспечения сохранности документов. Какие факторы могут нанести вред документам и как лучше защитить их? Чтобы ответить на эти вопросы, необходимо понимать, какие воздействия особенно пагубны для документов. Прежде всего, сама бумага представляет опасность для документа, на ней напечатанного. Этому виной кислотность, которая упоминалась выше.
Статьей 287 Перечня 2010 установлен постоянный срок хранения утвержденных руководством организации планов, программ мероприятий по таким направлениям деятельности, как ликвидация чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, проведение срочных видов работ.
Помимо этого, те документы, которые подлежат постоянному хранению, необходимо в обязательном порядке передавать в муниципальный либо же в государственный архив. Но изначально все документы подвергаются архивной обработке.
Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015.
Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Правила хранения документов запрещают использовать для архива помещение с повышенной влажностью. Сырые документы быстро покрываются плесенью, а очистка от плесени и реставрация стоят дорого, кроме того, не гарантируют восстановление документа. По-настоящему действенный метод – это замораживание и сублимационная сушка, однако восстановление документа таким способом потребует колоссальных затрат.
После увольнения сотрудника трудовой договор (соглашения) изымается из дела и в алфавитном порядке подшивается в другое дело «Трудовые договоры уволенных работников».
Так, если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них открыта с января 2004 г. и последняя запись в ней сделана в 2009 г., то исчисление срока хранения для книги начнется с 1 января 2010 г.