Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли хранить копии трудовых книжек уволенных сотрудников?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта. После регистрации документация раскладывается по отведённым местам.
Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.
Содержание:
Приказ о назначении лица, ответственного за ТК
Фонд считает, поскольку размер пособия по временной трудоспособности, подлежащего выплате застрахованному лицу при наступлении страхового случая, ставится в зависимость от его страхового стажа, работодатель обязан хранить и представить к проверке документы, подтверждающие размер такого стажа, в том числе и в отношении уволенных сотрудников. Такими документами являются копии трудовых книжек.
При наличии трудовых отношений, которые оформлены согласно ТКРФ, трудовая книжка обязана храниться в организации-работодателе. Потому для получения копии надо обратиться к кадровикам или непосредственно руководителю.
На копии трудовой книжки после последней записи, на следующей строке, должна быть сделана запись, содержащая:
- номер записи;
- текст «работает по настоящее время»;
- дату заверения копии трудовой книжки;
- должность заверяющего;
- фамилию, инициалы заверяющего;
- печать.
В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Отдел подписки
Регистрация! Финансовый СPA/ MBA на практических кейсах: Финансовый учет; Управленческий учет; Финансовый менеджмент; МСФО; Налоги; Право; ICFE.
Статья 213 КЗоТ в редакции Федерального закона от 17 марта 1997 г. № 59-ФЗ предусматривала, что может быть принято решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.
При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.
Специальные предложения Аюдар Инфо
Предоставление такой /информации в ответ на запрос осуществляется Вами исключительно добровольно и используется для того, чтобы оказать те услуги, которые Вы сами запрашиваете.
Начнем со ст. 65 ТК РФ: При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: … трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
Вариант с утратой трудовой книжки рассматривается в п. 31 Правил: лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Роструд запретил хранить копии паспортов в личных делах работников
В статье 2.4 КоАП РФ сказано, что должностное лицо несет административную ответственность в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей.
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97.2016 (согласно приказу Росстандарта от 25.05.2017). Стандарт действует при получении копий для банка и иных фирм, запрашивающих подтверждение трудоустройства (кредитные кооперативы и т. п.).
Оно определяет, что данный документ относится к статусу документации, подлежащей строжайшему учёту и контролю.
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97.2016 (согласно приказу Росстандарта от 25.05.2017). Стандарт действует при получении копий для банка и иных фирм, запрашивающих подтверждение трудоустройства (кредитные кооперативы и т. п.).
В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В частности, в названных судебных процессах арбитры, проанализировав Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, пришли к выводу, что законодательством не установлена обязанность работодателя изготавливать и хранить копии трудовых книжек уволенных работников.
Заводим и учитываем трудовые книжки правильно
Обратите внимание, что:
- заверяющая надпись такая как снизу должна быть на каждой странице копии трудовой книжки;
- печати и заверяющие надписи «живые», делаются на ксерокопии;
- печати захватывают ксерокопию.
Перечень документов, которые должен представить страхователь для принятия территориальным органом ФСС решения о выделении средств на выплату страхового обеспечения, утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 04.12.2009 № 951н.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек.
Среди документов, которые обязан представить страхователь в орган ФСС, трудовая книжка (ее копия) не поименована.
Таким образом, бухгалтеры предприятий при расчете суммы выплаты по больничному для определения продолжительности страхового стажа работников чаще всего пользуются сведениями из трудовой книжки. Неудивительно, что и представители ФСС при документарной выездной проверке просят предоставить им этот документ (его копию).
Трудовая книжка на все время работы сотрудника хранится в отделе кадров и за ее сохранность отвечает работник кадров, назначенный приказом по организации. Делать или нет копию трудовой и где ее хранить, если кадры делают такую копию — на эти вопросы должен быть дан ответ во внутренних документах (например, положении об отделе кадров, регламенту работы ОК и пр.).
В п.7 Правил сказано: Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
В случае утраты трудовой книжки полностью восстанавливать придется лицу, уполномоченному вести трудовые книжки работников.
Похожие вопросы в области Трудовое право
В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.
Принятый Трудовой кодекс РФ осуществил переход права пользования советскими документами в новых условиях государственности, постепенно и поэтапно модернизируя регистрацию работников и их миграцию в пределах РФ.
В настоящее время в соответствии со ст. 394 ТК РФ суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула.
По существующим нормативам, записи, внесённые в сведения о работе до распада союза и введение Трудового кодекса РФ, являются актуальными как для определения квалификации сотрудника и его профессионального опыта, так и для учёта трудового стажа.
Если человек временно не работает, то заверенную копию можно оформить у нотариуса. В таком случае также копируют все страницы, начиная с титульного листа и заканчивая тем, где размещена итоговая запись (об увольнении с предыдущего места работы).
Ст. 86 ТК РФ устанавливает, что обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в следующих целях:
- обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
- содействие работникам в трудоустройстве;
- получение образования и продвижение по службе;
- обеспечение личной безопасности работников;
- контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки, и все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку.
Ответ: Нормами действующего законодательства порядок ведения личного дела работника не установлен. По нашему мнению, работодатель вправе хранить копии документов работника (копия паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.
Правовая политика в области труда нацелена на максимально безболезненную адаптацию устаревших традиций новым условиям и требованиям.
В настоящее время на одном отрезке трудовой истории уживаются трудящиеся трёх поколений. Это ознаменовано наличием единого нормативного пространства, где учтены следующие виды ТК:
- 2004 г. выпуска;
- 1973 г. выпуска;
- 1938 г. выпуска.
Бывает так, что работник уже уволился на тот момент, когда подаются документы на возмещение. Можно ли хранить в личном деле уволенного сотрудника копию его трудовой книжки, на случай предоставления в ФСС при проверке больничных листов, в том числе и на уволенных сотрудников? Или это является нарушением закона «О персональных данных» и как быть тогда с ФСС?
На этом основании отказ в принятии расходов на социальное страхование только по причине отсутствия у страхователя трудовых книжек уволенных на момент проверки работников суды признали незаконным.
Книга учета, как уже отмечалось, ведется годами и не может быть закрыта до тех пор, пока не уволится последний работник, чья трудовая книжка зарегистрирована в этой учетной форме.
Как отметил Роструд, работодатель должен получить письменное согласие работников на хранение персональных данных. Образец такого документа мы привели ниже. Штраф за хранение копии паспорта без такого согласия предусмотрен статьей 13.11 КоАП РФ и составляет для юрлиц от 30 до 50 тыс. руб.
Обязан ли кадровик хранить копию трудовой книжки в личном деле сотрудника сотрудник при оформлении на работу приносит трудовую книжку. должне ли кадровик делать её копию при приёме или при увольнении? и хранить в архиве или личном деле сотрудника?